3.0 Programmteil Buchhaltung Sie finden in FIRST_MILLION eine komplette Buchhaltung mit allen M”glichkeiten, die fr eine moderne, EDV-gesttzte Buchfhrung notwendig sind. Es stehen insgesamt 120 Geld- und Gegenkonten zur Verfgung. Diese Konten k”nnen bequem aufgerufen werden und lassen sich fr einen eventuellen Export mit DATEV-Nummern versehen. Durch umfang- reiche Sortier- und Suchm”glichkeiten behalten Sie jederzeit den šberblick. Die Rechnungen und Warenbestellungen fhren halbautomatisch zu Buchungsbelegen, die bereits ausgefllt sind und auf Tastendruck in die Buchungsliste bernommen werden. Bevor wir Sie ber das Arbeiten mit der in FIRST_MILLION integrierten Buchhaltung informieren, sollen hier ein paar S„tze ber das Prinzip einer Buchhaltung verloren werden. Das Finanzamt stellt an eine EDV-untersttzte Buchhaltung einige Forderungen, sofern dieses Programm bei einer Buchprfung als alleiniger Nachweis fr eine ordentliche, nachvollziehbare Buchhaltung gelten soll. Diesen Anspruch will unsere Buchhaltung gar nicht erst erheben, da sich dadurch, wie wir meinen, erhebliche Nachteile in der Bedienbarkeit des Programms ergeben, die gar nicht notwendig oder zwingend sind. Der wesentliche Punkt dieser Bestimmungen besagt, daž in EDV-Buchfhrungen keine nachtr„glichen Žnderungen vorgenommen werden drfen. Wenn Sie sich zum Beispiel bei der Eingabe eines Betrages vertippt haben, so drfen Sie diesen Buchungssatz nicht mehr aufrufen, sondern mssen eine zweite Buchung vornehmen, die den Betrag entsprechend korrigiert. Unser Programm enth„lt bewužt diese Korrekturm”glichkeit. Daraus folgt zwingend, daž die Daten auf der Diskette oder Festplatte dem Fiskus nicht als ordentliche Buchfhrung gengen. Sie mssen deshalb bei einer Buchprfung die Buchungsbelege, sowie die monatlich ausgedruckten Kontenbl„tter ordentlich abgeheftet als Ihre "nachvollziehbaren" Bcher vorlegen. Derartige Unterlagen sind aber im Zweifel ohnehin vorgeschrieben! Sie sehen es ist kein echter Nachteil fr Sie, und bereits nach dem dritten vertippen werden Sie es sehr zu sch„tzen wissen, einen Buchungsbeleg erneut aufrufen zu k”nnen. Darber hinaus mssen Sie sich berlegen, auf welches Datum Sie Ihre Buchhaltung abstellen wollen. Prinzipiell stehen zwei M”glichkeiten zur Auswahl. Alle Einnahmen und Ausgaben werden mit dem Datum der Rechnungserstellung in die Bcher bernommen, in der Fachsprache nennt man das eine Buchhaltung nach "vereinbarten Zahlungen". Oder die Buchung erfolgt mit dem Datum an dem die Geldbewegung auf dem Geldkonto erfolgte, in diesem Fall handelt es sich um eine Buchfhrung nach dem Prinzip der "vereinnahmten Zahlungen". Fr den ersten Fall mssen Sie bei einer Umsatzsteuervoranmeldung eine noch nicht vorhandene Mehrwertsteuer an das Finanzamt abzufhren. Fr die erste Methode spricht, daž man sich nicht um das Datum der Geldbewegung kmmern muž, sondern lediglich das Datum der Rechnungserstellung verwendet. Andernfalls mžte das Rechnungsdatum beim Aufrufen aus der Fakturierung ver„ndert werden. Dies muž dann auch auf dem Rechnungsformular vermerkt werden. Arbeiten Sie nach dem Prinzip der vereinnahmten Gelder, so wird die Umsatzsteuer nur von bereits bezahlten Rechnungen ermittelt. Diese Form der Buchfhrung muž jedoch beim zust„ndigen Finanzamt formlos beantragt werden. šblicherweise wird diesem Antrag auch stattgegeben, wenn der Jahresumsatz unter 250.000,- DM liegt. Unser Programm ist fr beide Varianten vorbereitet. Je nach dem welche Form Sie verwenden, werden Rechnungen die mit FIRST_MILLION erstellt wurden unterschiedlich behandelt. Die Einstellung der gewnschten Variante erfolgt in der Dialogbox "Parameter" . Kommen wir aber zur Sache: Der Programmteil Buchhaltung kann durch Drcken der F1-Taste aufgerufen werden. Sie befinden sich nach dem Aufruf dieses Programmteils in einem Buchhaltungsprogramm, das nach den Bestimmungen der Einnahme-šberschužrechnung arbeitet. Wenn noch keine Buchungen eingetragen wurden, also nach dem ersten Start des Programms, ist das Fenster "Buchungen" bis auf die Beispiele leer. Drcken Sie die Tasten Ctrl und "N" gleichzeitig bei aktivem Buhhaltungsfenster, so erscheint die Eingabemaske fr Buchungsvorg„nge (Dialogbox Buchungen). Es ”ffnet sich die in Kapitel 3.3 abgebildete Dialogbox, die bis auf den Eintrag fr die Buchungsnummer und das aktuelle Jahr leer ist. Sie k”nnen auch eine Dialogbox voreinstellen, die die Eintragungen der letzten Buchung enth„lt. Sie finden den Einstellknopf hierfr ebenfalls in der Dialogbox "Parameterr". Im Feld Buchungsnummer ist bereits eine Nummer eingetragen. Die Buchungsnummer wird automatisch mit aufsteigender Nummer vergeben. Sie k”nnen vor dem Aufrufen der Dialogbox eine Anfangsbuchungsnummer in der Dialogbox "Parameter" vorgeben. Die Buchungsnummer kann damit fr verschiedene Zeitr„ume vorsortiert werden. Zum Beispiel kann fr Januar 1000 bis 1099, fr Februar 1100 bis 1199 und so weiter eingestellt werden. Allerdings wird man in der Regel die Buchungsnummer fortlaufend vergeben und auf die Option der Voreinstellung verzichten. 3.1 Einstellung des Kontenrahmen Mit der Taste F9 ”ffnen Sie eine Fensterliste in der die aktuell benannten Geld- oder Gegenkonten angezeigt werden. Dieses Fenster dient auch zur Benennung Ihrer Geld- und Gegenkonten fr die Buchhaltung. Je nach Art ihres Gewerbes werden Sie bestimmte Konten fr die Auflistung Ihrer Ausgaben ben”tigen. Zu diesen Ausgabekonten (Gegenkonten) haben Sie auch Geldkonten einzurichten. In der Buchhaltung versteht man darunter Bank-und Girokonten sowie Bargeldkonten. FIRST_MILLION verwendet auch virtuelle Geldkonten fr AfA Gter. Auf diese Konten werden Ihre Einnahmen und Ausgaben gebucht. Im Gegensatz zur bilanzierenden Buchhaltung mssen die Salden der Gegenkonten nicht mit den Salden der Geldkonten abgestimmt werden. In unserer Buchhaltung wird lediglich der Gesamtbetrag der Einnahmen der Summe der Ausgaben gegenbergestellt. Die Differenz dieser beiden Zahlen ergibt dann den zu versteuernden Gewinn. Wenn Sie aber alle Geldbewegungen zwischen Gegenkonten und Geldkonten bei korrekt eingegebenen Anfangskontenst„nden richtig verbuchen, haben Sie bereits die wichtigste Forderung der sogenannten "Doppelten Buchfhrung" erfllt. Was Ihnen zur Bilanz jetzt noch fehlt ist die Feststellung des Firmenverm”gens und die damit verbundene Er”ffnungsbilanz. Wenn dieser Umstand fr Sie notwendig wird, sollten Sie einmal in einer Einfhrung fr bilanzierende Buchhaltung nachlesen. Wichtig! Wenn die Rechnung mit diesem Programm erstellt wurde, so ist die Rechnung als noch nicht bezahlt in die Fakturierung bernommen worden. Geht das Geld ein, wird diese Rechnung durch einen einfachen Klick mit der Maus als Einnahme gebucht. Als Buchungsdatum verwendet das Programm erst einmal das Rechnungsdatum, d. h. F_M arbeitet in der Voreinstellung nach dem Prinzip der vereinbarten Zahlung. Bei der Auswahl der Gegenkonten mssen Sie darauf achten, daž Sie immer einen optimalen šberblick erhalten, an welcher Stelle in Ihrem Betrieb Ihr schwer verdientes Geld eigentlich bleibt. Sie k”nnen mit FIRST_MILLION 121 Gegenkonten und 120 Geldkonten benennen, was fr alle Kleinbetriebe ausreichend sein wird. Rufen Sie das GEM-Fenster entweder durch Drcken der F 9 Taste auf. Zum Umschalten zwischen der Eingabe von Geld- oder Gegenkonten mssen Sie mit der rechten Maustaste ein Pop-Up-Men aufrufen. In FIRST_MILLION sollten Sie die ersten Positionen der Kontenliste immer fr die am h„ufigsten ben”tigten Konten benutzen. Sie mssen bei Buchungen dann nicht so oft ein weiteres Pop-Up-Men aufrufen. Sollte sich sp„ter einmal herausstellen, daž Sie ein Konto, daž erst auf der 2. Seite in der Buchungsbox steht doch h„ufiger ben”tigen, k”nnen Sie die Position auch noch nachtr„glich ver„ndern. Mit einem Doppelklick auf eine Zeile des Kontenfensters ”ffnen Sie eine Dialogbox zur Erfassung eines neuen Kontos, oder fr eine Žnderung. Textfelder Zu jedem Konto werden zwei Textfelder ausgefllt. Das erste Textfeld erh„lt den vollst„ndigen Namen des Kontos, hier sind 31 Zeichen als Eintrag m”glich. Dieser Name erscheint beim Ausdruck der Buchungsliste zu diesem Konto als šberschrift. In dem zweiten Feld mssen Sie eine treffende Abkrzung fr dieses Konto erfinden. Ihnen stehen dafr nur acht Zeichen zur Verfgung. Die Abkrzung erscheint im Buchungsfenster (F1), der Liste aller Buchungsvorg„nge, und verschafft Ihnen einen besseren šberblick ber die Buchungsvorg„nge, wenn die angezeigten Eintr„ge im Buchungsfenster nicht gefiltert wurden. Privatanteil Ein besonderes Problem fr Kleingewerbetreibende stellt oftmals die Tatsache dar, daž die Geldkonten auch teilweise private Geldbewegungen enthalten. Wenn Sie dann Ihre Geldkontenst„nde nach einiger Zeit betrachten, so stimmen die Kontenst„nde nicht mehr berein. Die eleganteste L”sung w„re, alle Gesch„ftstransaktionen nur ber ein Gesch„ftskonto auszufhren. Aber bei kleineren Gewerbet„tigkeiten ist dies oft mit weiteren Kosten verbunden. Fr diese Gruppe von Anwendern stellt FIRST_MILLION die M”glichkeit zur Verfgung, private Gegenkonten einzurichten. Diese Konten werden bei der Gewinn/Verlustberechnung nicht bercksichtigt, auch die Mehrwertsteuer fliežt nicht in die Buchhaltung ein, aber die Kontenst„nde Ihrer Geldkonten werden korrekt dargestellt! Somit w„re die Bedingung der Bilanzierung, Abgleich der Geld- mit den Gegenkonten gegeben! Wenn Sie solche privaten Gegenkonten einrichten wollen, so mssen Sie diese Konten durch Anw„hlen des entsprechenden Auswahlknopfes markieren. Derartige Konten sind im Fenster mit einem P markiert. Fr jedes Gegenkonto k”nnen Sie auch einen Privatanteil angeben. So wird diese Funktion auf alle F„lle fr das Gegenkonto "Bewirtungen" ben”tigt. Seit 1991 k”nnen Sie die Bewirtungskosten nur noch in H”he von 80% absetzen. Das Finanzamt geht immer von einem Eigenanteil (Privatanteil) von 20% aus. Sie k”nnen natrlich fr jedes andere Konto auch Privatanteile angeben. Mehrwertsteuer Voreinstellung Wenn Sie auf ein Gegenkonto immer nur Belege mit dem gleichen Mehrwertsteuersatz buchen, so ist es beraus l„stig, immer noch die passende Mehrwertsteuer anklicken zu mssen. Jetzt k”nnen Sie bei der Definition der Gegenkonten einen Steuersatz vorgeben. Wenn Sie also ein Konto fr Fachliteratur haben, so ist bei jeder Buchung bereits 7% aktiviert. Natrlich k”nnen Sie auch, trotz Voreinstellung, den Steuersatz beim Buchen noch manuell „ndern. 3.2 DATEV Konten und Kontenklassen Sie k”nnen jetzt den Gegenkonten eine Kontonummer zuteilen. Wenn Sie hierfr die DATEV Nummer nehmen, enthalten die Ausdrucke diesen Hinweis. Hiermit wird die šbersichtlichkeit fr den Steuerberater erh”ht, sofern Sie dessen Hilfe noch ben”tigen. Somit k”nnen Sie Ihrem Steuerberater die Daten einfach mittels Diskette geben. Zur Nummerierung stehen Ihnen 21 Kontenklassen bei den Gegenkonten und 11 Kontenklassen bei den Geldkonten zur Verfgung. Die Einfhrung von Kontenklassen erh”ht die šbersichtlichkeit des Fensters "Gewinnermittlung" (F10-Taste) ganz erheblich. Die Klassen werden folgendermažen gebildet: Kto.Nr. 0 bis 999: Klasse 0 Kto.Nr. 1000 bis 1999: Klasse 1 Kto.Nr. 2000 bis 2999: Klasse 2 und so weiter. Das Fenster "Gewinnermittlung" (F 10) zeigt immer den Namen des ersten Kontos der Klasse an, also das Konto mit der Kontonummer 0, 1000, 2000 usw.. Hier wird jetzt die Summe der einzelnen Konten, die zu einer Kontenklasse geh”ren, zusammengefažt und der Brutto- oder Nettowert dargestellt. In der Dialogbox "Parameter" k”nnen Sie die gewnschte Art der Anzeige einstellen. Die hier vorgenommene Einstellung wirkt auch auf den Ausdruck! Es lassen sich hier maximal 20 Kontenklassen anzeigen. Alle anderen Konten mssen ber die Kontenbersicht (F 9 Taste) ausgewertet werden. So k”nnte die Kostenstelle "Bro, Kto Nr. 2000" aufgeteilt werden nach "Bro GWG, Kto 2001", "Bro Porto, Kto 2002", "Bro AfA, Kto 2003" usw. Die Gewinnermittlung zeigt dann die Summe der Ausgaben fr alle zum Bro geh”renden Gegenkonten. Der Ausdruck der Konten erfolgt selbstverst„ndlich weiterhin getrennt. Auch in dem Fenster "Kontenbersicht" (F9 Taste) stehen immer die Werte der einzelnen Gegenkonten. Das gleiche Verfahren k”nnen Sie auch bei den Geldkonten anwenden. So k”nnen mehrere Bargeldkassen zusammengefažt in der Gewinnermittlung angezeigt werden. Sehen Sie sich auch die zu F_M magnum mitgelieferten Dateien einmal an. Die Beispiele zeigen schnell, worauf es bei der Buchhaltung mit Kontengruppen ankommt. Die Buchungsdialogbox zeigt Ihnen jetzt auch immer die DATEV-Kontonummer an, auf das Sie gerade buchen. Weitere wichtige Gegenkonten die nicht fehlen sollten: GWG (geringwertige Wirtschaftsgter) Hierbei handelt es sich um Anschaffungen, die weniger als DM 800,- netto gekostet haben und sich l„nger als ein Wirtschaftsjahr in der Firma befinden. Dazu geh”rt der Locher fr DM 20,- ebenso wie der Lederchefsessel fr DM 799,-. AfA (Anlagenverzeichnis zur Abschreibung) Der Gesetzgeber fordert, daž Ger„te, die mehr als DM 800,- netto gekostet haben, ber die Zeit ihrer Nutzung in der Firma "abzuschreiben" sind. So haben Broger„te und Computer eine Abschreibefrist zwischen 3 und 5 Jahren. Wenn Sie also einen Apple PPC 7500 fr DM 5000,- netto gekauft haben, so drfen Sie, bei linearer Abschreibung, im ersten Jahr 1000,- DM als Ausgabe geltend machen. In den folgenden vier Jahren k”nnen Sie ebenfalls 1000,- DM als Ausgabe abschreiben. šber die Abschreibezeiten der verschiedenen Ger„te informiert Sie gerne Ihr zust„ndiges Finanzamt. Sie k”nnen die AfA-Buchungen auch jedes Jahr automatisch ausfhren lassen, wenn Sie den Betrag der Anschaffung durch die Anzahl der Jahre der Abschreibezeit teilen und in das Fenster "automatische Buchungen" eintragen. Sie sollten die M”glichkeit fr jeden AfA Gegenstand ein eigenes Gegenkonto anzulegen nutzen, daž erh”ht erheblich die šbersicht ber die in der Firma versteckten Werte. Wer bilanzieren muž, kommt um diesen Umstand ohnehin nicht herum. Der Ausdruck dieser Gegenkontenbl„tter ist dann bereits Ihr Anlagenverzeichnis! Kapitel 4 besch„ftigt sich ausfhrlich mit automatischen Buchungen. Geldkonto "Debitoren" Fr bestimmte Zwecke ben”tigt die Buchhaltung nicht existierende, virtuelle Geldkonten auf die Geldbewegungen gebucht werden, die noch nicht erfolgt sind. Ist Ihre Buchhaltung auf "vereinbarte Zahlung", was der Regelfall sein drfte, eingestellt, so haben Sie den Rechnungsbetrag nach der Rechnungsstellung bereits als Einnahme gebucht. Nun wrde Ihr Girokonto einen falschen Kontostand anzeigen, wrde dieses als Geldkonto angegeben. Damit Ihre Kontenst„nde immer transparent und korrekt sind, sollten Sie ein Geldkonto mit dem Namen "Debitorenkonto" erzeugen. Immer wenn Sie einen Rechnungsbetrag buchen, der noch nicht bei Ihnen eingegangen ist, w„hlen Sie dieses Konto aus. Erfolgt die Zahlung, erscheint dieser Beleg wenn Sie die offene Rechnung in der Fakturierung als erledigt markieren. Sie k”nnen dann per Mausklick vom Geldkonto Debitor auf das Konto umbuchen, wo der Betrag gutgeschrieben wurde. Das Geldkonto "Debitoren" zeigt Ihnen somit auch immer Ihre Auženst„nde an. Genauso ist es mit Zahlungen, die per Scheck erfolgen. Hierfr sollten Sie ein virtuelles Geldkonto mit dem Namen Scheck anlegen. Ist der Scheck dann eingel”st wird mit einem einfachen Klick das richtige Geldkonto ausgew„hlt! Geldkonto "Kreditoren" Das gleiche gilt mit umgekehrtem Vorzeichen fr die von Ihnen zu bezahlenden Rechnungen. Bei einer Buchhaltung nach "vereinbarter Zahlung" sind auch diese Ausgaben mit dem Datum der Rechnungserstellung in die Bcher zu nehmen. Allerdings heižt das nicht, daž Sie diese Betr„ge bereits gezahlt haben mssen. Wrden Sie als Geldkonto wieder Ihr Girokonto angeben, so w„ren Ihre Kontenst„nde wieder durcheinander. Buchen Sie diese Betr„ge deshalb auf ein virtuelles Geldkonto mit dem Namen "Kreditoren" (Ihr Lieferant kreditiert Ihnen n„mlich die Materiallieferung innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist). Erst wenn Sie den Kontoauszug mit der Abbuchung dieses Betrages von Ihrer Bank erhalten, wird das richtige Geldkonto ausgew„hlt. Einnahmen Alle Rechnungen landen nach der Bezahlung mit dem Rechnungsbetrag auf dem Einnahmekonto und somit v”llig automatisch in der Buchungsliste. Allerdings mssen Sie sich von Anfang an klar darber werden, zu welchem Datum in Ihrer Buchhaltung verbucht wird. Sie k”nnen entweder alle Einnahmen und Ausgaben zum Rechnungsdatum buchen (vereinbarte Zahlung), oder immer zum Datum der Geldbewegung (vereinnahmte Zahlung). FIRST_MILLION gibt Ihnen die M”glichkeit das Prinzip, nach dem Ihre Buchhaltung arbeiten soll, selbst vorzugeben. In der Dialogbox "Parameter" k”nnen Sie durch Anw„hlen des Knopfes "Einnahmen sofort nach Rechnungserstellung buchen" auf "vereinbarte Zahlungsweise" umschalten. Wichtig ist dabei, daž Einnahmen und Ausgaben hierbei gleichbehandelt werden! Welche Vorgehensweise fr Sie die richtige ist, mssen Sie selbst entscheiden. Soviel als Vorbemerkung zum Thema Buchhaltung. Werden wir konkreter, damit Sie nachvollziehen k”nnen, was das Programm intern eigentlich anstellt: Da das Programm nach dem Schreiben der Rechnung davon ausgeht, daž die Rechnung noch nicht bezahlt ist, wird diese Rechnung in die Fakturierungsliste eingetragen. Haben Sie endlich Ihr Geld vom Kunden erhalten, kann diese Rechnung aufgerufen, in der nun erscheinenden Buchungsbox das richtige Geldkonto ausgew„hlt und diese Rechnung als "erledigt" markiert werden. Erledigte Rechnungen werden in der Fakturierungsliste erst einmal ausgeblendet, d. h. nicht mehr angezeigt. Sie sehen also immer auf einen Blick in Ihrer Fakturierungsliste, welche Rechnung noch offen ist. Nach dem Drucken einer Rechnung wird der Rechnungsbetrag also sofort auf das erste Einnahmekonto, das Sie in der Kontenliste benannt haben, gebucht, sofern Sie in der Dialogbox "Buchungen", die vor dem Buchungsvorgang erscheint, nicht ein anderes Einnahmekonto ausgew„hlt haben. Einnahmekonten sind in der Kontenliste durch ein "E" gekennzeichnet. Mehrwertsteuer Wenn Sie Artikel verkaufen, fr die eine Mehrwertsteuer erhoben wird, so speichert das Programm diese Mehrwertsteuer als Einnahme auf das Mehrwertsteuerkonto getrennt nach den Steuers„tzen 7 und 15% ab. Wird eine Ausgabe auf ein Gegenkonto mit Mehrwertsteuer gebucht, so gelangt dieser Betrag ebenfalls automatisch auf das intern bereits angelegte Mehrwertsteuerkonto. Alle Mehrwertsteuerbetr„ge werden automatisch miteinander verrechnet, so daž Sie im Fenster "Kontenbersicht" (F 10) immer den aktuellen Stand fr Ihre Umsatzsteuervoranmeldung sehen k”nnen. Um eine Liste aller Buchungsvorg„nge mit Mehrwertsteuer zu erhalten, k”nnen Sie diese Buchungen ebenso wie alle Gegenkontenbelege ausdrucken lassen. Geldkonten benennen Unter Geldkonten versteht man die Konten, auf denen wirklich Geld bewegt wird; also Ihr Bank- oder Girokonto. Da unter Umst„nden auch Zahlungen ber eine oder mehrere Bargeldkassen erfolgen k”nnen, mssen die entsprechenden Betr„ge ebenfalls ordnungsgem„ž registriert werden. Wenn Sie ein Kassenbuch fhren mssen, l„žt sich dies bequem ber einen entsprechenden Eintrag hier erledigen. šber die Dialogbox "Kontenbersicht" (F9) k”nnen Sie Ihre Kontenst„nde kontrollieren. Die linke Zahlenspalte zeigt Ihnen den Anfangswert des Geldkontos, die rechte Zahlenspalte den aktuellen Kontenstand unter Bercksichtigung des aktuellen Zeitfilters in der Buchhaltung. Steht der Filter auf 2. Quartal, so sehen Sie den Kontenstand, wie er sich am Ende des 2. Quartals darstellte. Darber hinaus ist es auch sinnvoll "virtuelle" Geldkonten anzulegen. In Kapitel 4 lernen Sie ein weiteres virtuelles Geldkonto, das "AfA-Geldkonto" kennen. Unten sehen Sie einen Vorschlag fr einen einfachen Kontenrahmen. Anfangswerte der Geldkonten Wenn Sie bei allen Buchungen in der Buchhaltung immer das richtige Geldkonto angeben, so haben Sie immer einen šberblick ber Ihre aktuellen Konten- und Kassenbest„nde, vorausgesetzt Sie haben mit dem richtigen Anfangskontenstand begonnen. Um nun die Geldkontenst„nde zu Beginn Ihrer Arbeit mit FIRST_MILLION einzugeben, mssen Sie das Kontenfenster mit F9 aufrufen und mittels des Pop-Up-Mens die Liste der Geldkonten anzeigen lassen. Wenn Sie jetzt ein Geldkonto anklicken, erscheint die Dialogbox in der Sie die Bezeichnung eingeben oder „ndern, sowie den Anfangskontenstand eintragen k”nnen. 3.3 Dialogbox Buchungen Diese Dialogbox enth„lt alle Daten, die zu einem Buchungsvorgang ben”tigt werden. Diese Daten werden beim Verlassen der Dialogbox ber "Ok" oder "Weiter" in die Buchungsliste eingefgt. Sie mssen hier Textfelder ausfllen und Radiokn”pfe bedienen. Der Cursor befindet sich nach Erscheinen der Box im Textfeld "Text". Die hier vorgenommene Eintragung dient zur n„heren Erkl„rung der Buchung. Nehmen wir einmal an, Sie haben fr Ihr Bro 100 DIN A4 Umschl„ge fr 20,- DM (inkl. Mehrwertsteuer) gekauft. Sie sollten dann als Text vielleicht "DIN A4 Umschl„ge/Metro" eintragen. Mit den Pfeiltasten auf der Tastatur unter der Clr Home-Taste oder der TAB-Taste gelangen Sie in das n„chste Feld. Hier geben Sie dann den Bruttobetrag ein. Sie k”nnen bei Bedarf auch den Nettobetrag in das Feld darunter schreiben. Das Programm errechnet in jedem Fall die fehlende Gr”že. Wenn Sie diese Dialogbox mit den Werten der letzten Buchung erhalten (Parametereinstellung: "letzte Buchung bei Neuen als Voreinstellung), mssen Sie das Feld in welchem Sie keinen neuen Betrag eintragen unbedingt mit der ESC-Taste l”schen. Wie soll das Programm sonst wissen, von welchem Betrag aus gerechnet werden muž? Bei vollen DM Betr„gen mssen Sie keine Pfennige eingeben. Beachten Sie aber, daž die vollen DM durch einen Punkt von den Pfennigen getrennt werden mssen. Sie brauchen also bei der Eingabe der Betr„ge nur die numerische Tastatur rechts neben den Buchstabentasten zu benutzen. Wenn Sie negative Betr„ge eingeben wollen, setzen Sie vor die Zahl das Minuszeichen und zwar ohne Leerzeichen! Verlassen Sie dieses Zahlenfeld wieder mit der Pfeiltaste. In den folgenden drei Feldern wird das Datum eingegeben, zu dem der Kauf get„tigt wurde. In unserem Beispiel sei es der 2.1.96. Geben Sie jetzt 2 ein und verlassen Sie das Feld wieder mit der TAB-Taste. Sie gelangen in das Feld fr den Monat. Tippen Sie 1 ein und bet„tigen Sie die TAB-Taste erneut. In dem letzten Zahlenfeld mssen Sie nur noch das Jahr eintragen, wenn das Jahr vom Systemdatum abweicht. Nach dem Programmstart wird hier bereits das aktuelle Jahr aus der Systemzeit eingetragen. Sollte Ihr Rechner nicht ber eine eingebaute Uhr verfgen, so werden Sie beim Start des Programms aufgefordert, das aktuelle Datum einzutragen. Sie k”nnen auch unter Einstellungen "Parameter" in der Menleiste das aktuelle Tagesdatum als Voreinstellung festlegen. Das erleichtert Ihre Arbeit erheblich, wenn Sie jeden Tag viele Belege mit gleichem Datum in Ihre Buchhaltung eingeben mssen. Der Rest der Einstellungen erfolgt nun durch Anklicken der Auswahlkn”pfe. Das Buchhaltungsprogramm muž jetzt noch erfahren von welchem Geldkonto die Ausgabe zu bezahlen ist. Die Bezeichnung Ihrer Gegenkonten und Geldkonten wird im Fenster F9 vorgenommen, und ist Ihren Bedrfnissen entsprechend anzupassen. In unserem Beispiel handelt es sich um eine Barausgabe die von dem Mitarbeiter PETER aus seinem Bargeldkonto bezahlt wurde. Sie mssen also den Knopf fr "PETER" anw„hlen. Nun ist es noch wichtig zu wissen fr welches Konto die Ausgabe bestimmt ist. Anders ausgedrckt, fr welchen Bereich Ihrer Firma wurde das Geld ausgegeben? Fr unser Beispiel nehmen wir an, die Briefumschl„ge sind Verbrauchsmaterial fr Ihr Bro. Klicken Sie bitte den Button Bro an. Prinzipiell wird immer von einem Geldkonto auf ein Gegenkonto gebucht, also von links nach rechts in der Dialogbox. Woher kam das Geld, fr welchen Bereich wurde es ausgegeben! Im dritten Feld stehen Ihnen drei Button zur Auswahl der im Rechnungsbetrag enthaltenen Mehrwertsteuer zur Verfgung. Das Programm wird mit der Voreinstellung der z.Zt. blichen beiden Mehrwertsteuers„tze ausgeliefert, 15% und 7%. im dritten Feld k”nnte ein exotischer Steuersatz angew„hlt werden. Sollten sich die Mehrwertsteuers„tze „ndern, so finden Sie unter Einstellungen "Parameter" die M”glichkeit die Werte anzupassen. Die so eingestellten Steuers„tze werden dann immer in der Dialogbox erscheinen, (bis zur n„chsten Erh”hung!). Fr unser Beispiel mssen Sie den Knopf fr 15% ausw„hlen, es sei denn, Sie haben bei der Definition fr dieses Gegenkonto den Mehrwertsteuersatz von 15% voreingestellt. Dann wird dieser Knopf jetzt automatisch gesetzt! Wenn Sie die Eintragungen fr unser Beispiel vorgenommen haben, sieht die Dialogbox wie abgebildet aus. Aužer den genannten, fr gew”hnliche Buchungsvorg„nge gedachten Buttons und Textfeldern enth„lt die Dialogbox noch weitere, nicht so h„ufig ben”tigte Optionen. Sollten Sie mehrere Buchungen mit dem gleichen Text, oder Konten t„tigen, so ist es vielleicht sinnvoll unter "Parameter" die Einstellung "letzte Buchung bei Neuen als Voreinstellung" zu benutzen. Wenn Sie die Dialogbox dann mit "Weiter" verlassen, sind in der neuen Eingabebox bereits alle Daten bis auf die Buchungsnummer, die selbstverst„ndlich um eins hochgez„hlt wurde, enthalten. Daten die Sie ver„ndern mssen werden angeklickt und mit der ESC-Taste gel”scht. Sie k”nnen durch diese Option bei der Eintragung von vielen in der Art „hnlichen Belegen eine Menge Zeit sparen! Erinnerung Fr den Fall, das Sie an eine Buchung erinnert werden m”chten, k”nnen Sie hier ein Datum eintragen. Nach dem Start von FIRST_MILLION wird dann dieser Datensatz im Buchungsfenster ab dem gewnschten Datum angezeigt, genau wie f„llige Rechnungen im Fenster "Faktur"! 3.4 Einnahme manuell verbuchen Wir haben bisher den Buchhaltungsteil des Programms nur zum Verwalten der Ausgaben kennengelernt. Da die Einnahmen automatisch verbucht werden, wenn die Rechnungen mit FIRST_MILLION erstellt wurden, wird es nicht n”tig sein Einnahmen per Hand einzugeben. Trotzdem ist dies prinzipiell m”glich. Wenn Sie mehr als ein Einnahmekonto definiert haben, klicken Sie das gewnschte Konto an. Der gebuchte Betrag gelangt damit auf das Einnahmekonto. Fr den Fall einer manuellen Einnahmebuchung geben Sie den Bruttobetrag der Rechnung , das Datum und den Mehrwertsteuersatz ein und klicken den Button "Einnahmen" an. Hier k”nnen Sie jetzt auch gleich das Geldkonto w„hlen, auf dem der Betrag eingegangen ist. Die Mehrwertsteuer wird automatisch auf das Einnahme- Mehrwertsteuerkonto gebucht. Beachten Sie aber bitte: Rechnungen, die so in die Buchungsliste gelangen sind nicht in der Fakturierung und somit auch nicht im automatischen Mahnverfahren enthalten! 3.5 Umbuchungen zwischen den Geldkonten šber die bisher genannten Funktionen dieser Dialogbox hinaus besteht die M”glichkeit des Umbuchens von einem Geldkonto auf ein anderes. Wenn Sie Eink„ufe ber Ihre Bargeldkasse t„tigen, so ist diese ja leider irgendwann mal leer. Sie werden dann sicherlich Geld von Ihrem Bankkonto abheben und in die Geldkassette legen. Damit die Geldkontenst„nde dabei nicht durcheinander geraten, mssen Sie diesen Vorgang Ihrer Buchhaltung nun auch mitteilen. Das gilt nur, wenn Sie Ihre Firmenkonten und Kassen wirklich sauber von den Privatkonten trennen (k”nnen),oder zumindest die privaten Geldbewegungen korrekt auf die privaten Gegenkonten buchen. Fr den Umbuchungsvorgang zwischen den Geldkonten stehen Ihnen die Geldkontenbutton und die rechts davon befindlichen Kn”pfe unter der šberschrift "Umbuchungen" zur Verfgung. Der Umbuchungsvorgang findet immer von einem Geldkonto auf das rechts daneben angew„hlte Umbuchungsgeldkonto statt. In dem dargestellten Beispiel werden 500,00 DM vom PGA1964 auf das Bargeldkonto PETER gebucht. Anders ausgedrckt, Sie haben also 500,- DM vom Girokonto abgehoben, der Kontostand verringert sich um diesen Betrag. Das Geld wurde in die Bargeldkasse eingelegt, deren Kontostand erh”ht sich um 500,- DM. Der Button fr Mehrwertsteuer wird bei einem Umbuchungsvorgang automatisch auf 0% gesetzt. 3.6 Mehrwertsteuer Solo Ein weiterer Sonderfall in der Buchhaltung stellt das Verbuchen von reinen Mehrwertsteuerbetr„gen dar. Dieser Fall tritt immer dann auf, wenn Sie Anschaffungen gemacht haben, die Sie nicht in voller H”he sofort abschreiben drfen, und deshalb nicht einfach den Nettobetrag der Anschaffung als Ausgabe absetzen k”nnen. Dies gilt fr alle Ger„te die mehr als 800,- DM netto gekostet haben und somit in die AfA Tabelle geh”ren Die Mehrwertsteuer die Sie beim Kauf bezahlt haben, ist aber in voller H”he zum Kaufdatum in die Buchhaltung zu bernehmen, und erh”ht somit Ihre Vorsteuer (eingenommene Mehrwertsteuer = Umsatzsteuer, ausgegebene Mehrwertsteuer = Vorsteuer) Betrachten wir diesen Vorgang einmal an einem Beispiel, so wird schnell klar worum es eigentlich geht. Nehmen wir an, Sie haben am 2.1.96 eine elektrische Schreibmaschine fr Ihr Bro fr 1000,- DM netto erworben. Bezahlen mužten Sie aber 1150,- DM brutto. Die Anschaffungskosten k”nnen Sie linear nur ber mindestens 5 Jahre abschreiben. Ihr Gewinn mindert sich also im laufenden Kalenderjahr nur um 200,- DM. Die beim Kauf gezahlte Mehrwertsteuer in H”he von 150,- DM k”nnen Sie aber sofort als Vorsteuer geltend machen. Ihre Umsatzsteuerschuld im Monat Januar verringert sich dementsprechend um 150,- DM. Gehen Sie beim Buchen also wie folgt vor: 1. Anlegen eines neuen AFA Geldkontos Sie sollten sich zuerst ein Geldkonto anlegen, auf dem der Wert der Schreibmaschine festgehalten wird. Aužerdem brauchen Sie fr die stattgefundene Geldbewegung ein entsprechendes Geldkonto. Legen Sie also ein Geldkonto (Taste F9) mit dem Namen AFA_SCHR an. Da Sie den kompletten Kaufpreis von Ihrem Bankkonto abgebucht haben machen Sie zuerst eine Umbuchung vom Bankkonto auf dieses neuen Geldkonto AFA_SCHR ber den Bruttobetrag von DM 1150,- 2. Die Mehrwertsteuer als MWSt solo verbuchen Wechseln Sie wieder in die Buchhaltung (F1) und erstellen Sie jetzt eine Buchung ber DM 150,-, als Datum verwenden Sie das Kaufdatum, das Geldkonto ist AFA_SCHR. Als Gegenkonto w„hlen Sie "Mehrwertsteuer solo". Auf Ihrem Geldkonto AFA_SCHR bleiben somit DM 1000,- als Wert stehen. 3. Erstellen der j„hrlichen AfA Buchung Da Sie den Kauf im ersten Halbjahr get„tigt haben, k”nnen Sie 1/5 des Anschaffungspreises (netto) als Ausgabe geltend machen (also steuerlich absetzen). Damit Sie diese Buchung nicht in den n„chsten Jahren vergessen, und auch nicht jedes Jahr neu eingeben mssen, sollten Sie eine automatische Buchung erstellen. Da sich das Kapitel 4 ausfhrlich mit der automatischen Buchhaltung befažt, beschreibe ich hier nur sehr kurz den Ablauf. Wechseln Sie mit der Taste F4 in die Liste fr automatische Buchungen. Um eine leere Eingabebox zu erhalten drcken Sie die Tasten Ctrl und N gleichzeitig. Es erscheint eine Dialogbox, die der bereits bekannten Buchungsbox sehr „hnlich sieht. Sie k”nnen hier als Text "AfA Schreibmaschine von 96 bis 2001" eintippen. Als Betrag muž DM 200,- verwendet werden. und der Knopf fr die Mehrwertsteuer muž auf 0% stehen. Als Datum tragen Sie den 31.12.2001 ein. F_M wird diese Buchung also am 31.12.2001 das letzte mal ausfhren. Das Geldkonto ist natrlich "AFA_SCHR", das Gegenkonto "Bro". F_M wird dann fnf Jahre lang jeweils mit Datum 31.12. eine entsprechende Buchung vornehmen. 3.7 Verlassen der Dialogbox Buchungen Wenn Sie die Eintragungen fr Ihre Buchung, Umbuchung oder manuelle Einnahmebuchung get„tigt haben, so k”nnen Sie diesen Datensatz in das Buchungsfenster bertragen. Dies geschieht durch Anklicken des OK-Button, oder alternativ durch Drcken der Tastenkombination ALternate + O-Taste. Sie verlassen damit die Eingabebox und der Datensatz wird zur Buchhaltung hinzugefgt. Sind dagegen mehrere Datens„tze einzugeben, so mssen Sie den Weiter-Button anw„hlen. Der bearbeitete Datensatz gelangt damit in die Buchungsliste und es ”ffnet sich sofort wieder eine leere Dialogbox. So k”nnen Sie zgig viele Datens„tze eingeben. Der OK-Button ist brigens als Defaultwert eingestellt und kann auch ohne Anklicken mit der Maus nur durch Bet„tigen der Return-Taste ausgel”st werden. Mit Abruch wird die Dialogbox verlassen, ohne daž der Datensatz abgespeichert wird. Dieser Knopf wird nur ben”tigt, wenn die Box versehentlich aufgerufen wurde. Die Undo-Taste fhrt die gleiche Funktion aus. Die L”schoption wird gebraucht, wenn ein fehlerhafter Datensatz ganz aus der Liste entfernt werden soll. Diese Funktion k”nnen Sie auch wieder ber eine Tastenkombination , Alternate + L-Taste ausl”sen. 3.8 Das Fenster "Buchungen" Wenn Sie einen Datensatz in die Dialogbox eingetragen haben, wird dieser nach Verlassen der Box in die Buchungsliste bertragen und im Buchungsfenster angezeigt. Die Kopfleiste des Buchungsfensters zeigt immer das Laufwerk, von dem die Datei geladen wurde und den Namen der Buchungsdatei an. In der Infozeile unter der Kopfzeile k”nnen Sie sehen welche Information in dern Spalten stehen. Wenn Sie die Sortierreihenfolge ver„ndern m”chten, gengt ein Klick auf den Eintrag in der Infozeile. Folgende Informationen sind direkt im Buchungsfenster zu sehen: -Datum -Textfeld -Bruttobetrag -Abkrzung fr das Geldkonto -Abkrzung fr das Gegenkonto -Mehrwertsteuersatz -Buchungsnummer Sie k”nnen also leicht die Richtigkeit Ihrer Eingabe berprfen, und wenn n”tig, fehlerhafte Datens„tze durch einen Doppelklick aufrufen und korrigieren. Zur Erh”hung der Arbeitsgeschwindigkeit werden alle Datens„tze im Speicher des Rechners gehalten, so daž Sie immer alle Eintragungen blitzschnell aufrufen k”nnen. Darber hinaus haben Sie jederzeit einen šberblick ber Ihre finanzielle Lage seit Jahresbeginn, ohne abgeschlossene Zeitr„ume umst„ndlich nachladen und mit den aktuellen Daten verknpfen zu mssen. 3.9 Filter- und Schalterfunktionen Wenn Sie einige Zeit mit dem Programm und der Buchhaltung gearbeitet haben, so k”nnen leicht einige hundert Datens„tze zusammenkommen. Nun kann es vorkommen, daž Sie sich nur eine Auswahl der Datens„tze ansehen wollen. Um die Datenmenge zu verringern, k”nnen Sie die Buchungen im Fenster filtern. Es stehen Ihnen eine Vielzahl von Filtern zur Verfgung. Sie erreichen diese Funktion ber das Pop-Up-Men "Buchungen". Klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste in das aktive Buchungsfenster, und an der aktuellen Position des Mauszeigers erscheint das unten abgebildete Pop-Up-Men "Buchungen". In dem Bereich "Schalter" finden Sie zwei Menpunkte zur Auswahl. Konten Sie k”nnen sich durch Anw„hlen eines oder mehrerer Geld- und Gegenkonten in dieser Dialogbox nur die Datens„tze zu diesen Konten anzeigen lassen. Alle anderen Buchungss„tze werden nicht mehr angezeigt, sind aber immer noch im Speicher vorhanden. Wenn Sie alle Gegenkonten im Buchungsfenster sehen m”chten, brauchen Sie nur den Button "Alle" anzuklicken, oder die TAB-Taste zu bet„tigen. Um wieder auf die Auswahl umzuschalten, k”nnen Sie den Befehl "Kontenauswahl" im Pop-Up-Men verwenden. W„hlen Sie den Knopf fr Umbuchungen, so erscheinen alle Datens„tze, die als Umbuchungen get„tigt wurden. Wird Mehrwertsteuer angeklickt, so befinden sich die als "Mehrwertsteuer Solo" eingegebenen Datens„tze im Buchungsfenster. Die "gew”hnlichen" Mehrwertsteuerbuchungen werden nicht angezeigt, k”nnen aber als Liste ausgedruckt werden (Kapitel 3.8). Verlassen Sie jetzt die Dialogbox entweder durch einen Klick auf OK, oder durch Drcken der Return-Taste. Wenn Sie die Dialogbox ber "Abbruch" verlassen, werden die vorgenommenen Žnderungen ignoriert. Ein Tip Wenn Sie hier nur ein Gegenkonto zur Anzeige anw„hlen, erhalten alle neuen Buchungsboxen dieses als Voreinstellung. Sie ersparen sich bei der Eingabe vieler Belege zu einem Gegenkonto einen weiteren Mausklick! Sie k”nnen natrlich mittels des Parameters "letzte Buchung bei Neuen als Voreinstellung" alle Eintragungen der letzten Dialogbox als Voreinstellung weiterverwenden. Zeitraum Zur Auswahl stehen einzelne Monate oder Quartale. In dem Textfeld "Jahr" k”nnen Sie das Jahr eingeben, fr das die vorgenommene Zeiteinstellung gelten soll. Hier finden Sie als Voreinstellung das aktuelle Jahr aus dem Systemdatum des Computers eingetragen. Sie k”nnen sich hier auch das letzte Jahr im Buchungsfenster darstellen lassen, wenn Sie entweder zum Jahresanfang das alte Rechnungsjahr noch nicht abgeschlossen haben (ber die Funktion "Jahresabschluž"), oder wenn Sie ein altes Rechnungsjahr ber die Funktion "Laden" in der Menleiste aufgerufen haben. Andernfalls sind diese Datens„tze ja nicht im Speicher des Rechners enthalten! Das Buchungsfenster erscheint nach Anwendung der Filterfunktion wesentlich bersichtlicher. Alle Buchungen unter dem Gegenkonto Materialeinkauf im November sind dargestellt. Anders als bei den Fenstern "Kunden & Lieferanten, Artikel und Fakturierung wird der Status der Filterfunktion nicht in der Kopfleiste des Fensters angezeigt, da aufgrund der Flle an Filterfunktionen der Platz nicht ausreichen wrde, alle ausgew„hlten Filter anzuzeigen. 3.10 Drucken der Buchungslisten Die Buchungsvorg„nge k”nnen unter Verwendung der Filterfunktionen ausgedruckt werden. Der Aufruf hierfr erfolgt ber das bereits erw„hnte Pop-Up-Men "Buchungen". Klicken Sie den Eintrag Drucken an, so erscheint die abgebildete Auswahlbox. Es wird immer nur das gedruckt, was auch tats„chlich im Buchungsfenster angezeigt wird. Wenn Sie einen Filter (Zeit oder Konten) gesetzt haben, kann auch nur dementsprechend gedruckt werden. Sie k”nnen jetzt die Auswahl der zu druckenden Daten weiter einschr„nken, wenn Sie im Feld "Auswahl" eine Eintragung vornehmen. Markierte Dieser Knopf ist als Voreinstellung aktiv. Es werden dann nur die Datens„tze gedruckt, die im Buchungsfenster markiert sind. Bereich In zwei Feldern k”nnen Sie angeben, von wo bis wo die Ausgabe erfolgen soll. Das zweite Feld enth„lt bereits die Zahl der im Buchungsfenster vorhandenen Datens„tze. Damit berhaupt etwas ausgegeben wird, mssen Sie nun noch ein Ausgabeformat ausw„hlen. Diese Ausgabeformate werden mit dem Texteditor erstellt und enthalten die Platzhalter der Daten, die Sie auf dem Ausdruck sehen wollen. FIRST_MILLION liefert Ihnen eine Auswahl an Listenformaten fr alle Bereiche des Programms mit. Schauen Sie einmal im 1. Kapitel nach, welche Platzhalter existieren, und wie ein Listenlayout erstellt wird. Der Knopf "Format laden" ruft die Dateiauswahlbox auf, mit der Sie fr den ausgew„hlten Slot ein neues Format laden k”nnen. Mit dem Knopf "Format editieren" wird der Texteditor ge”ffnet und Sie k”nnen Žnderungen an dem aktiviertem Druckformat vornehmen. Hinter jedem Slot fr ein Listenformat befindet sich ein Knopf, um auf die Druckereinstellung 1 umzustellen. Sie k”nnen damit Ihrem Ausdruck auch eine Grafik beimischen. Sinn macht das hier in der Buchhaltung weniger, aber bei den Ausdrucken in der Fakturierung k”nnen so Paketkarten und andere Formulare perfekt ausgedruckt werden. Voraussetzung ist allerdings ein ATARI Laser, oder ein Drucker, der HP kompatibel ist (PCL5). 3.11 Suchen im Buchungsfenster Um Ihnen das Auffinden einzelner Buchungsbelege zu erleichtern, enth„lt das Programm auch eine Suchroutine. Sie k”nnen diese Funktion durch Drcken der Tastenkombination Ctrl+F aufrufen. Nach dem Aufrufen der Suchfunktion erscheint die unten abgebildete Eingabebox. Sie k”nnen drei Suchkreise anw„hlen. Entweder Sie m”chten einen Buchungssatz nach einer Texteingabe suchen lassen, oder Sie k”nnen den Beleg ber die Buchungsnummer suchen, in einigen F„llen ist das Suchen eines Beleges nach dem Bruttopreis sehr hilfreich. Sie mssen den gewnschten Suchkreis durch das Anklicken des entsprechenden Knopfes ausw„hlen, und dann das Wort, oder die Nummer eingeben. Wenn Sie die Buchungss„tze nach einem Text durchsuchen lassen, kann es sich um ein Wort, mehrere W”rter oder einen Wortteil handeln. Es werden Ihnen dann alle Buchungen nacheinander angezeigt, die diesen Text enthalten. Da sich alle Buchungen im Speicher Ihres Computers befinden, vergeht auch bei der Suche in 5000 Buchungsbelegen keine nennenswerte Zeit. Wenn Sie vermuten, daž es mehr als einen Datensatz geben wird, der zu Ihrem Suchbegriff pažt, k”nnen Sie gleich den Knopf "Filtern" ausw„hlen. Anschliežend sehen Sie im Buchungsfenster alle Datens„tze die Ihren Suchbegriff enthalten. Beachten Sie aber bitte, daž die Suchfunktion immer nur auf die im Buchungsfenster dargestellten Daten wirkt. Wenn Sie eine Filterfunktion ausgew„hlt hatten, so wird nur in den gefilterten Datens„tzen gesucht. Sie k”nnen also ber die verschiedenen Filter eine Vorauswahl treffen. Die Suche beginnt immer mit der obersten Eintragung im Buchungsfenster. Wenn Sie alle Buchungss„tze des Fensters durchsuchen wollen, mssen Sie mit dem Scrollbalken den ersten Datensatz auch an die erste Position bringen. Wird nun ein Datensatz gefunden, so steht dieser anschliežend an oberster Stelle im Fenster und Sie k”nnen diesen Buchungssatz durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste aufrufen. War dieser Datensatz nicht der von Ihnen gesuchte, so starten Sie die Suchfunktion erneut. Das Programm beginnt mit der Suche jetzt an dieser Stelle im Fenster. Wird ein weiterer Datensatz gefunden, so schreibt ihn das Programm an die oberste Position ins Fenster. Wenn Sie einen anderen Datensatz suchen wollen, mssen Sie mit dem Scrollbalken wieder an den Anfang der Buchungsliste zurckkehren. Einfacher geht dies jedoch durch Drcken der Clr/Home-Taste. Wenn Sie die Buchungsnummer der Eintragung kennen, so wird auch nur ein Datensatz ausgew„hlt, da die Zuordnung hier eindeutig ist. Sie mssen aber in der Dialogbox den Knopf fr Buchungsnummer anklicken damit das Programm weiž, daž jetzt der Suchkreis Buchungsnummer aktiviert werden soll. 3.12 Korrigieren der Buchungss„tze Wenn Sie am ersten Wochenende des Monats die Buchhaltung fr den vergangenen Monat machen wollen, sammeln sich leicht dutzende Belege an, die alle eingegeben werden mssen. Leider hat das Eintippen nach der "Zwei Adler Kreisen" Methode den Nachteil, daž man sich durchaus vertun kann. So werden falsche Betr„ge eingegeben, das Datum stimmt nicht, oder der falsche Mehrwertsteuersatz ist angew„hlt worden. Auch wenn man die Eingaben vor dem Verlassen der Dialogbox Buchungen noch einmal durchliest, rutscht die eine oder andere fehlerhafte Eintragung durch. Erst bei der Durchsicht der Buchungsliste stellt man dann entsetzt fest, wieviele Fehler man gemacht hat. Viele Programme, auch solche die bewužt nur nach Einnahme/šberschužrichtlinien arbeiten, verzichten auf jede Korrekturm”glichkeit. Hier hilft nur eine Stornobuchung und eine neue, diesmal hoffentlich richtige Eintragung. Das Programm FIRST_MILLION bietet auch hier mehr! Sie k”nnen problemlos jede Eintragung in der Buchungsliste durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste aufrufen und die Daten in der erscheinenden Dialogbox „ndern. Sie mssen lediglich mit dem Mauszeiger den richtigen Datensatz treffen. Solcherlei Vorgehen findet nicht die ungeteilte Zustimmung der ja auch alle Belege bis zum Jahresende sammeln und dann einfach die Betr„ge summieren. Und bei dieser Methode k”nnen Sie natrlich ebenfalls Fehler korrigieren! Wir sind sicher, daž die M”glichkeit der einfachen Korrektur fehlerhafter Buchungen fr kleine Gewerbe, die ja oft Ein-oder Zwei-Personen-Betriebe sind, ganz erheblich zur Vereinfachung der Arbeit beitr„gt. Sie mssen natrlich alle Belege und Rechnungen ordentlich abheften und diese sowie die monatlichen Kontenlisten, die Sie ja mit FIRST_MILLION ausdrucken, bei einer Buchprfung als Nachweis vorlegen k”nnen. Aber darum kommen Sie ja ohnehin nicht herum. Es gibt somit keinen Grund auf eine Korrekturm”glichkeit verzichten zu mssen. Aužerdem erlaubt selbst das Finanzamt Korrekturen im laufenden Buchungszeitraum. Erst nach Abschluž eines Zeitraumes darf nichts mehr undokumentiert ver„ndert werden! Wenn Sie die fehlerhafte Eintragung korrigiert haben, verlassen Sie die Dialogbox mit einem Klick auf den OK-Button. Soll eine weitere Buchung bearbeitet werden, muž diese wie oben geschildert angew„hlt werden. Sie k”nnen aber auch mittels des "Weiter" Button den n„chsten Buchungsbeleg aufrufen und so von oben nach unten durch alle Buchungsdaten wandern. Sie k”nnen die Dialogbox durch Bet„tigen des "Abbruch" Knopfes auch ohne Žnderung verlassen. Der Knopf "L”schen" dient dazu den gesamten Datensatz aus der Buchungsliste zu entfernen. Aber benutzen Sie diese Option mit Vorsicht. Bei einer Buchprfung werden Sie gute Grnde angeben k”nnen, weshalb Ihre Buchungsbelege Lcken aufweisen. 3.13 Die Kontenbersicht Der Aufruf dieser Dialogbox erfolgt durch Drcken der F10 Taste. Es erscheint eine Dialogbox, die alle Konten, die Sie definiert haben, und solche die das Programm fest vorgibt, in einer šbersicht auffhrt. Sie k”nnen ber diese Dialogbox allerdings nur die Summen der ersten 10 Geldkontenklassen und der ersten 20 Gegenkontenklassen sehen. Die Liste aller Gegen- und Geldkonten erhalten Sie im Kontenfenster durch Drcken der F9 Taste. In der Kontenbersicht sind aber die Summen aller Einnahmen allen Ausgaben gegenbergestellt, und Sie k”nnen auf einen Blick den Bruttogewinn oder Verlust (Gott behte!) Ihrer Firma erkennen. Sie sehen im linken Kasten zu den ersten 20 Gegenkontenklassen die Summen der Netto- oder Bruttoausgaben, und im Kasten auf der rechten Seite die Kontenst„nde der ersten 10 Geldkontenklassen. Ob die Darstellung Brutto- oder Nettosummen anzeigt wird unter "Parameter" im Pull-Down-Men eingestellt. In der Ecke rechts unten befindet sich ein Auswahlfeld, welches Ihnen nach dem Anklicken mit der linken Maustaste ein Pop-Up-Men ”ffnet, das die Berechnung des Bruttogewinns und der Umsatzsteuerschuld fr einen bestimmten Zeitraum erm”glicht. Ihnen werden Monat, Quartal und Jahr zur Auswahl angeboten. Kommen wir aber zur Kontenbersicht und der Auswertung der Zahlen zurck: Die erste Zeile unter diesen beiden K„sten enth„lt die Gegenberstellung der Mehrwertsteuer Einnahmen und Ausgaben. Im Feld Umsatzsteuer steht die Umsatzsteuerschuld, die in dem angew„hlten Zeitraum angefallen ist. Das Negativzeichen markiert einen vom Finanzamt zu erstattenden Betrag. Ein positiver Betrag muž entsprechend Ihres Veranlagungszeitraums an das Finanzamt entrichtet werden. Betr„gt die Umsatzsteuerschuld per anno weniger als DM 600,- , so erfolgt die Abfhrung an den Fiskus j„hrlich, zwischen DM 600,- und 6000,- viertelj„hrlich und bei Umsatzsteuerbetr„gen ber DM 6000,- mssen Sie monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. In das Formular des Finanzamtes (1996) mssen Sie unter der Nummer 50 die Nettoums„tze zu 15% eintragen. In das Feld rechts daneben tragen Sie die Mehrwertsteuer ein, die Sie auf diese Ums„tze eingenommen haben. Das Feld rechts unter der Umsatzsteuerberechnung zeigt Ihren Bruttogewinn fr den ausgew„hlten Zeitraum an. Hier sind dann die Bruttoeinnahmen gegen die Bruttoausgaben verrechnet. Die Informationen in diesem Feld erhalten Ihre Bedeutung erst am Jahresende, wenn Sie den Gewinn Ihrer Firma ermitteln wollen. Nach den Richtlinien der Einnahme- šberschužberechnung sind zur Gewinnermittlung die Bruttobetr„ge heranzuziehen. Die vereinnahmte Mehrwertsteuer ist also bis zu Abfhrung an das Finanzamt erstmal gewinnerh”hend. Die von Ihnen bereits abgefhrte Umsatzsteuer wird ja auch als Ausgabe gefhrt und wirkt somit gewinnsenkend. Wenn Sie jedoch lediglich j„hrlich zur Abgabe der Umsatzsteuer verpflichtet sind, so erh”ht die einbehaltene Umsatzsteuer betr„chtlich Ihre Einkommensteuer, wenn Sie im ersten Jahr deutlich ber DM 600,- an Umsatzsteuer abzufhren h„tten. Ein Tip: Beantragen Sie vorsorglich zumindest viertelj„hrliche Umsatzsteuervoranmeldungszeitr„ume. Aber auch monatlichen Abgabeterminen k”nnen Sie sorgenfrei ins Auge blicken, alle notwendigen Berechnungen hierfr macht ja FIRST_MILLION fr Sie! Auf jeden Fall zahlen Sie Ihre Umsatzsteuerschuld bis zum 31.12. eines Jahres! Aber zurck zum Gewinn Ihrer Firma. Das was am Jahresende, bevor Sie das Rechnungsjahr mit der Funktion "Jahresabschluž" beenden, in dieser Zeile eingetragen ist, muž von Ihnen in der Einkommensteuererkl„rung als Gewinn erkl„rt werden. Nun macht es nicht viel Sinn, mžten Sie die Werte jetzt alle abschreiben um sie dem Finanzamt mitzuteilen. Selbstverst„ndlich nimmt Ihnen unser Programm auch diese Arbeit ab. Sie k”nnen sich die Gewinnermittlung gleich mit Briefkopf fr das Finanzamt ausdrucken lassen. Klicken Sie dafr den Knopf "Druck E/š" an. Sie erhalten einen Ausdruck, der alle Einnahme- und Ausgabekonten gegenberstellt und abschliežend den Bruttogewinn ausdruckt. Diese Gegenberstellung k”nnen Sie dann getrost beim zust„ndigen Finanzamt einreichen. Der zweite Knopf "Gesch„ft" erstellt Ihnen einen Ausdruck aller Konten inklusive der Kontenst„nde der von Ihnen definierten Privatkonten in Listenform. Hier erhalten Sie auch die Mehrwertsteuerliste ausgedruckt. Auch diese Liste erh„lt das Finanzamt. 3.14 Jahresabschluž Der buchungstechnisch wichtigste Zeitraum ist immer ein Jahr. Der Staat verlangt n„mlich immer fr diesen Zeitraum seinen Anteil an den mehr oder weniger guten Gesch„ften die Sie get„tigt haben. Das ganze nennt sich dann Einkommensteuererkl„rung, Umsatzsteuererkl„rung und so weiter. Deshalb muž am 31.12. eines jeden Jahres ein Schlužstrich gezogen werden, in unserem Programm heižt das schlicht "Jahresabschluž". Bevor Sie diesen Vorgang starten, sollten Sie noch einmal einige Dinge bedenken. Nicht, weil der Vorgang wie bei einigen anderen Buchhaltungsprogrammen so endgltig ist, Sie k”nnen natrlich das vergangene Jahr durch einfaches Laden wieder auferstehen lassen, sondern um sicher zu sein, daž dieser Umstand dann nicht n”tig wird. -sind alle Buchungen get„tigt? -sind alle Kontenlisten ausgedruckt? -ist die Kontenbersicht (Drucken E/š, und Gesch„ft) ausgedruckt worden? K”nnen Sie diese Fragen mit ja beantworten, dann ist es wieder einmal so weit, ein Rechnungsjahr ist zu den Akten zu legen. Konkret bedeutet das, alle Daten der Buchhaltung werden komprimiert auf Diskette oder Festplatte abgespeichert. Sollten Sie die Daten des Jahres auf Diskette abspeichern wollen, so beachten Sie, daž bei einer grožen Zahl von Buchungen leicht 500 kB zusammenkommen. Benutzen Sie deshalb bitte eine leere, formatierte Diskette fr die Datensicherung. Der Aufruf des Jahresabschlusses erfolgt ber die Funktionen Jahresabschluž im Pop-Up-Men "Buchungen" Wenn Sie diesen Eintrag anw„hlen, ”ffnet sich eine Warnmeldung (Alertbox), die Sie noch einmal fragt, ob Sie diesen Vorgang wirklich ausfhren wollen. Beantworten Sie diese Frage mit "Ja", so erscheint die im Computersystem eingebaute Dateiauswahlbox mit einem Vorschlag fr den Namen der Datei, die jetzt abgespeichert werden soll. Im allgemeinen sollten Sie den Vorschlag bernehmen und jetzt nur noch "Ok" anklicken. Sollten Sie versehentlich bis hierher gekommen sein, so k”nnen Sie die Dateiauswahlbox immer noch mit "Abbruch" verlassen, ohne daž das Jahr abgeschlossen wird. Haben Sie aber OK gew„hlt, speichert das Programm die Daten des Jahres jetzt ab, und die Eintragungen erscheinen nicht mehr im Buchungsfenster. Wenn Sie jetzt keine Buchungsbelege mehr im Buchungsfenster sehen, mssen Sie ber das Pop-Up-Men die Filterfunktion aufrufen, und das neue Jahr einstellen. 3.15 Laden eines Rechnungsjahres In Kapitel 3.14 haben Sie erfahren, wie ein Rechnungsjahr abgeschlossen wird. Die hierbei ausgelagerten Daten k”nnen bei Bedarf problemlos wieder geladen und bearbeitet werden. Ihnen stehen dabei alle Funktionen der Buchhaltung wie gewohnt zur Verfgung. Bevor Sie jedoch einen alten Abrechnungszeitraum laden, sichern Sie zuerst Ihre aktuellen Daten. Gehen Sie mit dem Mauszeiger in die Menleiste und ”ffnen Sie den Eintrag "Datei". Hier finden Sie die Eintragung "Alles Sichern". Wird diese Zeile angeklickt, erscheint eine weitere Dialogbox mit der Sie ausw„hlen wohin die Daten gespeichert werden. Sie k”nnen entweder auf das Laufwerk sichern, von dem die Daten geladen wurden "aktuelles Laufwerk", oder als "Backup" auf einen anderen Datentr„ger. Wird "Backup" gew„hlt, erscheint die Dateiauswahlbox zur Pfadeinstellung. Wenn Sie die Datensicherung erledigt haben, k”nnen Sie mit dem Pop-Up-Men den Eintrag "Laden" aufrufen. Es erscheint die Auswahlbox. Hier w„hlen Sie die Datei des Jahres aus, die Sie zu editieren, oder zu sehen wnschen. Verlassen Sie diese Box ber den OK-Button, so werden die gewnschten Daten in den Speicher gelesen. Der Zeitfilter wird automatisch auf das nachgeladene Jahr eingestellt Die Kopfleiste des Buchungsfensters zeigt Ihnen das Laufwerk von dem die Daten geladen wurden, und den Namen der Buchungsdatei an. Am Ende der Arbeit rufen Sie im gleichen Pop-Up-Men den Eintrag "sichern" auf, um die ge„nderten Daten abszuspeichern. 3.16 Import von Buchungsdaten Wenn Sie von einer anderen Buchhaltung auf FIRST_MILLION umsteigen m”chten, k”nnen Sie Ihre alten Buchungsdaten bequem in unsere Programm importieren. Einzige Voraussetzung, Ihre alte Software erlaubt die Ausgabe der Daten in Form einer Komma-Deleted-Datei. Jedes Datenfeld muž durch ein Komma vom vorhergehenden Feld getrennt werden, jeder Datensatz durch einen Zeilenvorschub (Carriage Return ). Die Daten mssen dann noch in der folgenden Reihenfolge stehen: Datum, Text, Bruttobetrag, Mwstsatz in %, Gegenkonto- nummer, Geldkontonummer, Buchungsnummer . Das Datum wird in der Form (T)T.(M)M.(JJ)JJ erwartet, zum Beispiel 3.11.93.